# Note generali

Un DMS (Document Management System) ha lo scopo di permettere la condivisione di documenti controllandone il flusso di lavoro, i permessi di accesso e l'organizzazione in generale.

Tramite il menu di primo livello è possibile accedere ai vari documenti memorizzati:

- Cartelle: permette di sfogliare i documenti come si farebbe con un normale file manager.
- Documenti personali: presenta diverse voci per accedere rapidamente ai documenti di interesse personale:
  - Documenti in lavorazione: lista dei documenti in attesa di revisione o approvazione da parte dell'utente, dei documenti di proprietà dell'utente che attendono approvazione o revisione e dei documenti attualmente bloccati dall'utente.
  - Tutti i documenti: lista di tutti i documenti di proprietà dell'utente.
  - Dettaglio revisioni: lista tutti i documenti già revisionati o in attesa di revisione da parte dell'utente.
  - Dettaglio approvazioni: lista tutti i documenti già approvati o in attesa di approvazione da parte dell'utente.

Il presente DMS mette a disposizione anche un calendario che ha la funzione di bacheca virtuale per condividere note, appuntamenti, scadenze ed impegni.

# Permessi

L'utente autorizzato può stabilire se e come gli altri utenti del sistema potranno accedere alle varie cartelle e documenti presenti.

## Livelli di permesso

I livelli di accesso possibili sono:

- Permessi totali: l'utente può effettuare qualsiasi operazione.
- Lettura e scrittura: l'utente può aggiornare documenti e aggiungere contenuti alle cartelle.
- Solo lettura: l'utente può visualizzare il contenuto delle cartelle e scaricare i documenti.
- Nessun accesso: non è possibile visualizzare il contenuto delle cartelle o i singoli documenti.

Per default gli utenti amministratori hanno permessi di massimo livello su ogni documento e cartella del sistema. Analogamente il proprietario del documento ha permessi totali sui propri documenti.

Solo gli utenti amministratori possono cambiare il proprietario di un documento.

## Gestione dei permessi

Per ogni cartella o documento i permessi sono gestiti tramite due dispositivi diversi:

- I permessi di default valgono in mancanza di ulteriori specifiche.
- La lista dei permessi consente di specificare eccezioni ai permessi di default.

## Permessi ereditari

I permessi di cartelle e documenti possono essere impostati come ereditari. In tal caso i documenti e le cartelle ereditano i medesimi permessi della cartella che li contiene.

# Flusso di lavoro

Il sistema gestisce automaticamente il flusso di lavoro per ogni documento e memorizza variazioni, versionamento, commenti effettuati, ecc.

## Ciclo di validazione dei documenti

Il normale flusso di lavoro prevede che, al caricamento di un nuovo documento o di una nuova versione, vengano indicati alcuni utenti o gruppi di utenti, a titolo di revisori e/o approvatori. Gli utenti indicati come revisori e approvatori sono tenuti ad esplicitare la propria approvazione al documento. Quando tale operazione viene ultimata, ovvero tutti gli utenti indicati hanno effettuato la propria revisione/approvazione, il documento passa nello stato di 'rilasciato'.

L'utente revisore/approvatore può negare la propria approvazione al documento. In tal caso il documento passa nello stato di 'rifutato'.

Un documento per il quale non vengano impostate revisioni e approvazioni assume immediatamente lo stato di 'rilasciato'.

Come approvatori/revisori è possibile indicare anche gruppi di utenti. In tal caso si intende che la revisione/approvazione dovrà essere effettuata da uno qualsiasi degli utenti appartenenti al gruppo.

L'utente proprietario del documento può in ogni momento modificare la lista dei revisori e degli approvatori.

## Stato dei documenti

Gli stati possibili per un documento sono:

- Bozza in attesa di approvazione: uno o più degli approvatori indicati non ha ancora espresso la propria approvazione.
- Bozza in attesa di revisione: uno o più dei revisori indicati non ha ancora espresso la propria revisione.
- Rilasciato: il documento ha terminato positivamente il proprio ciclo di validazione.
- Rifiutato: il documento ha interrotto negativamente il proprio ciclo di validazione.
- Scaduto: è stata superata la data limite per il completamento del ciclo di validazione del documento.
- Obsoleto: lo stato di un documento rilasciato può essere modificato in obsoleto. Tale modifica è intesa come alternativa alla cancellazione dello stesso documento. Lo stato di obsoleto è reversibile.

## Scadenza

Per ogni documento in lavorazione può essere impostata una data di scadenza. Una volta sorpassato il giorno impostato non sono più possibili revisioni o approvazioni ed il documento passa nello stato di 'scaduto'.

La scadenza viene considerata solo per l'ultima versione del documento ed ha effetto solo sui documenti in lavorazione.

# Altre caratteristiche

## Funzione di blocco

La funzione di blocco ha lo scopo di segnalare agli altri utenti che un certo documento è in lavorazione. L'utente con permessi totali sul documento può comunque ignorare il blocco e procedere ad una modifica del documento.

## Notifiche

Ogni utente può richiedere notifica su documenti e cartelle. Aggiungendo un documento o una cartella nella propria lista di notifiche si riceverà segnalazione delle operazioni effettuate da altri utenti.

Solo il Manager di un gruppo può decidere se inserire o meno il gruppo nella lista di notifica di documenti e cartelle. Una volta inserito, le notifiche arrivano a tutti i membri del gruppo.

## Parole chiave e ricerca

Ogni documento permette l'inserimento di una descrizione e di alcune parole chiave. Tali informazioni vengono utilizzate per la ricerca documenti.

Nel menù del proprio account personale ogni utente può memorizzare una serie di parole chiave raggruppate per categorie, in modo da velocizzarne la compilazione al momento del caricamento dei documenti.

Premendo il pulsante di ricerca senza inserire alcuna parola si accede alla pagina di ricerca avanzata.

## Calendario

Sono possibili tre viste: per settimana, per mese, per anno. Gli eventi sono visualizzati in ordine di inserimento nel calendario.

Una volta inseriti, gli eventi sono pubblici e visibili a tutti. Solo l'amministratore e chi ha inserito l'evento possono modificarlo successivamente.