# Uwagi ogólne

DMS (Document Management System) jest przeznaczony do udostępniania dokumentów, kontrolowania przepływu pracy, praw dostępu i organizacji w ogóle.

Korzystając z menu pierwszego poziomu użytkownik może uzyskać dostęp do różnych informacji przechowywanych w systemie:

- Zawartość: pozwala na przeglądanie dokumentów podobnie jak w menedżerze plików.
- Moje dokumenty: zawierają kilka możliwości dostępu do dokumentów będących przedmiotem zainteresowania:
  - Dokumenty procesowane: wykazów dokumentów oczekujących na recenzję lub zatwierdzenia przez użytkownika, dokumenty należące do użytkownika, które czekają na zatwierdzenie lub recenzję, dokumenty zablokowane przez użytkownika.
  - Wszystkie dokumenty: wykaz wszystkich dokumentów należących do użytkownika.
  - Podsumowanie opiniowania: wykaz wszystkich dokumentów, które zostały sprawdzone lub oczekują na sprawdzenie przez użytkownika.
  - Podsumowanie akceptacji: wykaz wszystkich dokumentów, które zostały zaakceptowane lub oczekują na akceptację przez użytkownika.

Ten DMS oferuje także kalendarz, którego można użyć jako wirtualnej tablicy do dzielenia się notatkami, terminami i zobowiązaniami.

# Uprawnienia

Uprawnieni użytkownicy mogą decydować czy i w jaki sposób pozostali użytkownicy będą mieli dostęp do poszczególnych katalogów i znajdujących się w nich dokumentów.

## Poziomy uprawnień

Możliwe poziomy dostępu to:

- Wszystkie prawa: użytkownik może wykonać każdą operację.
- Czytanie i pisanie: użytkownik może aktualizować dokumenty i dodawać pliki do katalogów.
- Tylko odczyt: użytkownik może przeglądać zawartość katalogów i pobierać dokumenty.
- Brak dostępu: użytkownik nie może przeglądać zawartości katalogów lub pojedyńczych dokumentów.

Domyślnie administratorzy mają wszystkie uprawnienia dla każdego katalogu i pliku w systemie. Podobnie właściciel dokumentu ma wszystkie uprawnienia dla jego dokumentów.

Wyłącznie administratorzy mogą zmieniać właścicieli dokumentów.

## Zarządzanie uprawnieniami

Dla każdego katalogu lub dokumentu można zarządzać uprawnieniami na dwa sposoby.

- Jeśli nie zostanie to zmienione, obowiązują domyślne uprawnienia
- Lista uprawnień pozwala określić wyjątki od uprawnień domyślnych

## Dziedziczenie dostępu

Uptawnienia do katalogów i dokumentów można ustawić jako dziedziczne. W takim przypadku dokumenty i katalogi dziedziczą uprawnienia od katalogu, w którym się znajdują.

# Przepływ dokumentów

System automatycznie zajmuje się kontrolą przepływu dla każdego dokumentu i zapisuje zmiany w dokumentach, zmiany wersji, komentarze użytkowników, itp.

## Cykl sprawdzania poprawności

Domyślnie kontrola przepływu dokumentów wymaga aby, podczas ładowania nowego dokumentu lub nowej wersji, wskazać niektórych użytkowników lub grupy użytkowników, jako recenzentów i / lub zatwierdzających. Użytkownicy wskazani jako recenzenci i zatwierdzający mają obowiązek wytłumaczenia swoich decyzji odnośnie zatwierdzenia dokumentu. Kiedy proces się zakończy, czyli wszyscy wskazani użytkownicy wyrażą swoją opinię co do akceptacji dokumentu, status dokumentu zostanie zmieniony na "Zatwierdzony".

Recenzenci i osoby akceptujące mogą nie zatwierdzić nowego dokumentu. Wtedy status dokumentu zmieni się na "Odrzucony".

Dokument, który nie został skierowany do recenzji lub akceptacji, automatycznie ozaczony jest jako "Zatwierdzony".

Jako recenzentów lub akceptujących można wskazać grupę użytkowników. W takim przypadku recenzja/apceptacja powinna zostać wykonana przez jedną, dowolną osobę należącą do wskazanej grupy.

Właściciel dokumentu może w każdej chwili zmienić listę recenzentów / zatwierdzających.

## Stan dokumentów

Możliwe stany dla dokumentów to:

- Szkic - w oczekiwaniu na akceptację: jedna lub więcej próśb o akceptacjię nie zostały jeszcze wykonane.
- Szkic - w oczekiwaniu na recenzję: jedna lub więcej próśb o opinię nie zostały jeszcze wykonane.
- Zatwierdzony: dokument pomyślnie przeszedł cykl zatwierdzania.
- Odrzucony: proce zatwierdzania dokumentu został zakończony.
- Wygasłe: przekroczony został ostateczny termin w którym dokument mógł zostać zatwierdzony.
- Zdezaktualizowany: dodatkowy status dla zatwierdzonych dokumentów. Jest to alternatywa dla usuwania dokumentów. Status ten może być cofnięty.

## Wygaśnięcie

Dla każdego gokumentu znajdującego się w trakcie procesowania można ustawić datę zakończenia. Kiedy ta data upłynie, nie będzie już można zmieniać stanu akceptacji i recenzji dokumentu, a stan dokumentu zmieni się na "Wygasły".

Ostateczny termin odnosi się tylko do najnowszej wersji dokumentu i jest brany pod uwagę tylko w procesie przetwarzania dokumentów.

# Pozostałe funkcje

## Funkcja blokowania

Funkcja blokowania została zaprojektowana do powiadamiania pozostałych użytkowników, że dany dokument jest aktualnie przetwarzany. Użytkownicy posiadający wszystkie uprawnienia dla danego dokumentu mogą odblokować dokument i wprowadzać do niego modyfikacjie.

## Powiadomienia

Każdy użytkownik może włączyć powiadomienia dla dokumentów i katalogów. Każda zmiana dokumencie lub katalogu znajdującym się na liście powiadomień będzie skutkowała wysłaniem powiadomienia zawierającego opis przeprowadzonej zmiany.

Tylko kierownik grupy może zdecydować czy umieścić grupę na liście powiadomień dla dokumentów lub katalogów. Jeśli to zrobi, powiadomienia będą wysyłane do wszystkich użytkowników należących do danej grupy.

## Słowa kluczowe i wyszukiwanie

Każdy dokument pozwala na dołączenie do niego opisu oraz słów kluczowych. Te informacje są wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentów.

W zakładce "Moje konto", każdy użytkownik może zapisać pakiet słów kluczowych poukładanych w kategorie, dzięki czemu można przyspieszyć wypełnianie opisów podczas dodawania nowych dokumentów.

Wciśnięcie przycisku bez wprowadzenia jakiegokolwiek słowa przeniesie użytkownika na stronę wyszukiwania zaawansowanego.

## Kalendarz

Istnieją trzy widoki kalendarza: tygodniowy, miesięczny, roczny. Wydarzenia są wyświtlna w kolejności ich dodawania do kalendarza.

Po dodaniu zdarzenia staje się ono publiczne i widoczne dla wszystkich. Jedynie administrator i osoba, która dodała zdarzenie, może je później edytować.