seeddms-code/languages/Swedish/help.htm

<h1>Allmän information</h1>

<p>
Ett DMS (Document Management System - Dokument hanterings system) är upbyggd för att göra det möjligt
att byta ut dokument i ett kontrollerad arbetsflöde, med tillgångsrättigheter och organisation generellt.
</p>

<p>
Vid använding av första nivåns meny har användaren möjlighet att få tillgång till information som lagras i systemet:
<ul>
<li>Innehål: Dokument kan sökas genom som i en Utforskare.
<li>Mina dokument: Har ett flertal valmöjligheter för att få tillgång av dokument som är intressant för dig:
<ul>
<li>Dokument i bearbetning: lista med dokument som väntar på att bli granskat och godkänt av användaren,
dokument som användaren skapade och väntar på att bli godkänt eller granskat, dokument som har låsts av användaren.
<li>Alla dokument: lista av alla dokument som har skapats av avändaren.
<li>Sammanfattning granskningar: lista av alla dokument som har granskats eller väntar på att bli granskat av användaren.
<li>Sammanfattning godkännande: lista av alla dokument som har godkänts eller som väntar på att bli godkänt.
</ul>
</ul>
</p>

<p>
Detta DMS tillhandahåller en kalender, som fungerar som ett virtuellt anslagstavla för att dela ut meddelanden,
möten, deadlines och åtaganden.
</p>


<h1>Rättigheter</h1>

<p>
Autoriserade användare kan ställa in om och hur andra användare har tillgång till olika mappar och dokument.
</p>

<h2>Rättighets nivå</h2>
<p>
Möjliga rättighets-nivåer är:
<ul>
<li>Full rättighet: användaren kan utföra alla operationer.
<li>Läs och skriv rättigheter: användaren kan uppdatera dokument och lägga till nya dokument till mapparna.
<li>Läs rättighet: användaren kan se innehållet av mapparna och ladda ner dokument.
<li>Ingen tillgång: användaren kan inte se innehållet av mappar eller enskilda dokument.
</ul>
</p>

<p>
Standartmässigt, har administratörer full rättighet on alla dokument och mappar
i systemet. Likaså, skaparen av ett dokument har full rättighet på sitt eget dokument.
</p>

<p>
Bara administratörer kan ändra ägaren (personen som skapade dokumentet) av ett dokument.
</p>

<h2>Rättighets inställningar</h2>
<p>
För alla mappar och dokument ställs in rättigheter genom två olika inställningar
<ul>
<li>Standart rättigheterna används i fall det inte finns specifika rättigheter uppsatt
<li>I listan med rättigheter kan det sättas upp undantag till standart rättigheterna
</ul>
</p>

<h2>Ärva rättigheter</h2>
<p>
Rättigheterna av mappar och dokument kan sättas som ett arv.
Om man gör detta, så ärvar filer och mappar samma rättigheter av den mappen, där de befinner sig.
</p>


<h1>Arbetsflöde med dokument</h1>

<p>
Systemet hanterar arbetsflödet för varje dokument automatisk och sparar
ändringar, versions nummer, kommentarer osv.
</p>

<h2>Valideringscykel</h2>
<p>
Det normala arbetsflöde kräver, när man laddar ett nytt dokument eller en ny version, att välja några 
användare eller grupper av användare som personer som granskar och/eller godkänner dokumentet.
Användare, som ska granska och godkänna andra användares dokument
måste förklara varför ett dokument har godkännts.
När denna operation är avslutat och därmed alla listade användare
har gjort sin granskning eller godkänt dokumentet, ändras
statusen av dokumentet till 'släppt'.
</p>

<p>
Personen som granskar/godkänner kan vägra att godkänner dokumentet.
Då blir dokumentets status satt till 'avvisat'.
</p>

<p>
Vid dokument, där det inte har angets personer för granskning eller godkännande, får dokumentet direkt statusen 'släppt'.
</p>

<p>
För att granska/godkänna dokument, kan antingen specifika användare eller grupper
av användare väljas. Väljer man en grupp av personer, måste varje person genomföra
granskningen och sedan godkänna dokumentet.
</p>

<p>
Dokumentägaren (personen som skapade dokumentet) har alltid möjlighet att ändra listan av personer som ska granska.
</p>

<h2>Dokument status</h2>
<p>
Möjliga status för dokument är:
<ul>
<li>Utkast väntar godkännande: en eller flera personer som ska godkänna dokumentet har inte gjort det än.
<li>Utkast väntar granskning: en eller flera personer som ska granska dokumentet har inte gjort det än.
<li>Släppt: granskningen av dokumentet har genomförts och den har godkänts av alla inblandade personer.
<li>Avvisat: dokumentet har inte godkännts.
<li>Har gott ut: deadline för att få klart granskningen/godkännande har överskridits.
<li>Föråldrat: statusen av ett släppt dokument kan ändras till föråldrat. Detta är
avsett som en alternativ till att avbryta hanteringen av ett dokument. Föråldrat statusen
kan ändras till en annan status.
</ul>
</p>

<h2>Har gått ut</h2>
<p>
För varje dokument i produktion kan det sättas ett datum där det ska vara avslutat.
Överskrids denna tidpunkt, sätts dokumentet till status "har gått ut" och dokumentet
kan inte längre granskas eller godkännas.
</p>

<p>
Bara för den senaste versioen av ett dokument används deadline
och det finner bara använding när dokument bearbetas.
</p>


<h1>Andra funktioner</h1>

<h2>Lås funktion</h2>
<p>
Lås funktionen har skapats för att visa till andra användare att ett visst dokument
håller på att bearbetas. Användare som har full rättighet på dokumentet kan dock
sätta låset tillbaka och fortsätta att göra ändringar på dokumentet.
</p>

<h2>Notifieringar</h2>
<p>
Varje användare kan begära att få notifieringar på dokument och mappar.
Lägger man till en fil eller mapp i sin egen lista av notifieringar, skickas det
en rapport som inntehåller information om ändringarna via epost.
</p>

<p>
Bara administratören av en grupp har möjlighet att begära att gruppen ska få notifieringar
vid ändring av dokument eller mappar. När gruppen har lagts till, så att den ska få 
notifieringar, skickas en notifiering till alla medlemmar av gruppen.
</p>

<h2>Nyckelord och sök</h2>
<p>
För varje dokument kan det läggas till en beskrivning och en sammling av nyckelord.
Denna information används för sök-funktionen.
</p>
<p>
I den personliga menyn, kan varje användare lägga till och spara nyckelord som kan grupperas enligt kategorier,
för att underlätta infyllningen av fält vid uppladdning av dokument.
</p>

<p>
Vid tryck på sök knappen kommer man automatisk till sidan för fördjupat sök funktion.
</p>


<h2>Kalender</h2>

<p>
Det finns tre möjligheter att se på kalendern: visa vecka, månad, år. Händelser visas i den ordningen
som de har lagts till i kalendern.
</p>

<p>
Har händelser ärvts, är de offentligt och syns till alla användare. Bara administratören
och personen som har lagt upp händelsen kan ändra den.
</p>