+Un DMS (Document Management System) est conçu pour permettre le partage de documents en +contrôlant les flux d'approbation, les autorisations d'accès et l'organisation en général. +
+ ++En utilisant le menu de premier niveau, l'utilisateur peut accéder aux différentes informations stockées dans le système : +
+Ce DMS fournit également un calendrier qui sert de pour partager des notes, des nominations, +des échéances et des engagements. +
++Les utilisateurs autorisés peuvent définir si et comment d'autres utilisateurs auront accès à divers dossiers +et documents soumis. +
+ ++Les niveaux d'accès possibles sont : +
+Par défaut, les administrateurs disposent d'autorisations totales sur chaque document et dossier +sur le système. De même, le titulaire du document a une permission totale sur ses documents. +
+ ++Seuls les utilisateurs avec des droits administrateurs peuvent modifier le propriétaire d'un document. +
+ ++Pour chaque dossier ou documents les autorisations sont gérées par deux canaux différents : +
+Les permissions des dossiers et des documents peuvent être définies comme héritées. +Dans ce cas, les fichiers et dossiers héritent des mêmes permissions du dossier +qui les contient. +
++Le système gère automatiquement le workflow pour chaque document et stocke +les modifications, les versons, les commentaires, etc... +
+ ++Le flux de travail normal requiert, lors du chargement d'un nouveau document ou nouvelle version +d'indiquer certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs comme examinateurs et / ou approbateurs. +Les utilisateurs répertoriés comme examinateurs et approbateurs doivent expliquer leur approbation au document. +lorsque cette opération est effectuée tous les utilisateurs figurant sur la liste examinateurs/approbateur voient l'état du document mis à «libéré». +
+ ++L'évaluateur/approbateur peut refuser son approbation au document. +Dans ce cas, l'état du document est réglé sur «rejeté». +
+ ++Un document ou ne sont pas définis des réviseurs/approbateurs prend immédiatement l'état de «libéré». +
+ ++Comme approbateurs/examinateurs, on peut indiquer des groupes d'utilisateurs. Dans ce cas, +l'examen ou l'approbation doit être fait par l'un des utilisateurs appartenant au groupe. +
+ ++Le propriétaire du document peut à tout moment modifier la liste des examinateurs / approbateurs. +
+ ++Les états possibles pour un document sont: +
+Pour chaque document en production, vous pouvez définir une date d'échéance. +Une fois passé le délai, les révisions ou approbations ne sont plus possibles. +Le document entre dans un état «expiré». +
+ ++La date limite n'est prise en compte que pour la dernière version du document +et n'a d'effet que sur le traitement des documents. +
++La fonction de verrouillage est conçue pour indiquer aux autres utilisateurs qu'un document +est en cours. Les utilisateurs ayant une autorisation totale sur le document peuvent +annuler le verrouillage et procéder à une modification du document. +
+ ++Chaque utilisateur peut demander une notification sur les documents et les dossiers. +Ajout d'un fichier ou d'un dossier dans votre liste de notifications et vous recevrez +une notification des transactions par d'autres utilisateurs. +
+ ++Seul le gestionnaire d'un groupe peut décider d'intégrer ou non un utilisateur dans le groupes des +rapports sur les documents et les dossiers. Une fois insérées, les notifications sont envoyées à +tous les membres du groupe. +
+ ++Chaque document permet d'inclure une description et quelques mots-clés. +Ces informations sont utilisées pour accélérer la fonction de recherche. +
++Dans le menu de compte personnel, chaque utilisateur peut stocker un ensemble de mots-clés regroupés +par catégories, afin d'accélérer le remplissage lors du chargement des documents. +
+ ++En appuyant sur le bouton de recherche sans entrer de mot, vous accédez à la page de recherche avancée. +
+ + ++Il ya trois vues : par semaine, mois, année. Les événements sont affichés dans l'ordre +d'insertion dans le calendrier. +
+ ++Une fois insérés, les événements sont publics et visibles pour tous. Seul l'administrateur +qui a rentré l'événement peut le modifier plus tard. +
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