Un DMS (Document Management System) est conçu pour permettre le partage de documents en contrôlant les flux d'approbation, les autorisations d'accès et l'organisation en général.
En utilisant le menu de premier niveau, l'utilisateur peut accéder aux différentes informations stockées dans le système :
Ce DMS fournit également un calendrier qui sert de pour partager des notes, des nominations, des échéances et des engagements.
Les utilisateurs autorisés peuvent définir si et comment d'autres utilisateurs auront accès à divers dossiers et documents soumis.
Les niveaux d'accès possibles sont :
Par défaut, les administrateurs disposent d'autorisations totales sur chaque document et dossier sur le système. De même, le titulaire du document a une permission totale sur ses documents.
Seuls les utilisateurs avec des droits administrateurs peuvent modifier le propriétaire d'un document.
Pour chaque dossier ou documents les autorisations sont gérées par deux canaux différents :
Les permissions des dossiers et des documents peuvent être définies comme héritées. Dans ce cas, les fichiers et dossiers héritent des mêmes permissions du dossier qui les contient.
Le système gère automatiquement le workflow pour chaque document et stocke les modifications, les versons, les commentaires, etc...
Le flux de travail normal requiert, lors du chargement d'un nouveau document ou nouvelle version d'indiquer certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs comme examinateurs et / ou approbateurs. Les utilisateurs répertoriés comme examinateurs et approbateurs doivent expliquer leur approbation au document. lorsque cette opération est effectuée tous les utilisateurs figurant sur la liste examinateurs/approbateur voient l'état du document mis à «libéré».
L'évaluateur/approbateur peut refuser son approbation au document. Dans ce cas, l'état du document est réglé sur «rejeté».
Un document ou ne sont pas définis des réviseurs/approbateurs prend immédiatement l'état de «libéré».
Comme approbateurs/examinateurs, on peut indiquer des groupes d'utilisateurs. Dans ce cas, l'examen ou l'approbation doit être fait par l'un des utilisateurs appartenant au groupe.
Le propriétaire du document peut à tout moment modifier la liste des examinateurs / approbateurs.
Les états possibles pour un document sont:
Pour chaque document en production, vous pouvez définir une date d'échéance. Une fois passé le délai, les révisions ou approbations ne sont plus possibles. Le document entre dans un état «expiré».
La date limite n'est prise en compte que pour la dernière version du document et n'a d'effet que sur le traitement des documents.
La fonction de verrouillage est conçue pour indiquer aux autres utilisateurs qu'un document est en cours. Les utilisateurs ayant une autorisation totale sur le document peuvent annuler le verrouillage et procéder à une modification du document.
Chaque utilisateur peut demander une notification sur les documents et les dossiers. Ajout d'un fichier ou d'un dossier dans votre liste de notifications et vous recevrez une notification des transactions par d'autres utilisateurs.
Seul le gestionnaire d'un groupe peut décider d'intégrer ou non un utilisateur dans le groupes des rapports sur les documents et les dossiers. Une fois insérées, les notifications sont envoyées à tous les membres du groupe.
Chaque document permet d'inclure une description et quelques mots-clés. Ces informations sont utilisées pour accélérer la fonction de recherche.
Dans le menu de compte personnel, chaque utilisateur peut stocker un ensemble de mots-clés regroupés par catégories, afin d'accélérer le remplissage lors du chargement des documents.
En appuyant sur le bouton de recherche sans entrer de mot, vous accédez à la page de recherche avancée.
Il ya trois vues : par semaine, mois, année. Les événements sont affichés dans l'ordre d'insertion dans le calendrier.
Une fois insérés, les événements sont publics et visibles pour tous. Seul l'administrateur qui a rentré l'événement peut le modifier plus tard.