Un DMS (Document Management System) este proiectat pentru a face managementul documentelor, controlul fluxului de lucru (workflow), permisiunile de acces și organizarea, în general.
Utilizand primul nivel al meniului principal, utilizatorul poate accesa diverse informații stocate în sistem:
Acest DMS ofera de asemenea un calendar, care servește ca o agenda virtuala pentru a partaja note, numiri, întâlniri, deadlines și angajamente.
Utilizatorii autorizați pot seta dacă și cum, alți utilizatori vor putea accesa diferitele directoare și documente încărcate.
Posibilele nivele de acces sunt:
Implicit, administratorii detin toate permisiunile de acces pe fiecare document și folder din sistem. În mod similar, proprietarul unui document detine toate permisiunile pe documentele sale.
Doar utilizatorii administrator pot schimba proprietarul unui document.
Pentru fiecare folder sau document, permisiunile sunt gestionate prin intermediul a două dispozitive diferite
Permisiunile folderelor și documentelor pot fi setate ca ereditare. În acest caz, fișierele și folderele moștenesc aceleași permisiuni ca folderul care le conține.
Sistemul se ocupă în mod automat de fluxul de lucru (workflow) pentru fiecare document și retine modificările, versiunile, comentariile facute, etc.
Fluxul de lucru normal necesită, atunci când încărcați un nou document sau o noua versiune, sa indicati unii utilizatori sau grupuri de utilizatori ca revizuitori(reviwers) și/sau aprobatori. Utilizatorii care sunt listati ca revizuitori(reviwers) și aprobatori trebuie să-și exprime aprobarea documentului. Când această operație este finalizată, și astfel toți utilizatorii și-au exprimat revizuirea/aprobarea, starea documentului va deveni "final(released)".
Revizuitorul(reviwer)/aprobatorul poate refuza aprobarea documentului. În acest caz, statusul documentului este setat pe "respins(rejected)".
Un document care nu are setat revizuitori(reviwers) și/sau aprobatori trece imediat în starea de "final(released)".
Dacă se indică ca și revizuitori(reviwers) și/sau aprobatori un grup de utilizatori, în acest caz revizuirea/aprobarea trebui să fie făcută de oricare dintre utilizatorii care aparțin grupului.
Proprietarul unui document poate în orice moment să modifice lista de revizuitori(reviwers)/aprobatori.
Statusurile posibile pentru documente sunt:
Pentru fiecare document în producție poate fi setat o dată scadentă. Odată trecut de această zi nu mai sunt posibile revizuiri sau aprobări și documentul merge în starea "expirat".
Termenul este considerat doar pentru cea mai recentă versiune a documentului și are efect doar asupra procesarii documentelor.
Funcția de blocare este creata pentru a indica celorlalți participanți faptul că un anumit document este în procesare. Utilizatorii care au permisiuni totale pe documentul respectiv pot totusi inversa blocare și pot trece la modificarea documentului.
Fiecare utilizator poate solicita o notificare pe documente și foldere. Adăugarea unui document sau folder in lista ta de notificări va putea primi raportarea tranzacțiilor de către alți utilizatori.
Numai Managerul unui grup poate decide dacă notificarile cu privire la un document sau folder sa intre în lista de grupuri. Odata introduse, notificările apar la toți membrii grupului.
Fiecare document permite includerea unei descrieri și a câtorva cuvinte cheie. Aceste informatii sunt utilizate pentru funcția de cautare.
În meniul Cont personal fiecare utilizator poate stoca un set de cuvinte cheie grupate pe categorii, în scopul de a le reutiliza în timpul încărcării de documente.
Apăsând butonul de căutare fără a introduce un cuvânt intri automat in pagina de cautare avansată.
Există trei tipuri de vizualizare: pe săptămână, pe lună, pe an. Evenimentele sunt afișate în ordine introducerii lor în calendar.
Odată introduse, evenimentele sunt publice și vizibile pentru toată lumea. Doar administratorul și cel care a creat evenimentul îl poate modifica ulterior.