Un DMS (Document Management System) ha lo scopo di permettere la condivisione di documenti controllandone il flusso di lavoro, i permessi di accesso e l'organizzazione in generale.
Tramite il menu di primo livello è possibile accedere ai vari documenti memorizzati:
Il presente DMS mette a disposizione anche un calendario che ha la funzione di bacheca virtuale per condividere note, appuntamenti, scadenze ed impegni.
L'utente autorizzato può stabilire se e come gli altri utenti del sistema potranno accedere alle varie cartelle e documenti presenti.
I livelli di accesso possibili sono:
Per default gli utenti amministratori hanno permessi di massimo livello su ogni documento e cartella del sistema. Analogamente il proprietario del documento ha permessi totali sui propri documenti.
Solo gli utenti amministratori possono cambiare il proprietario di un documento.
Per ogni cartella o documento i permessi sono gestiti tramite due dispositivi diversi:
I permessi di cartelle e documenti possono essere impostati come ereditari. In tal caso i documenti e le cartelle ereditano i medesimi permessi della cartella che li contiene.
Il sistema gestisce automaticamente il flusso di lavoro per ogni documento e memorizza variazioni, versionamento, commenti effettuati, ecc.
Il normale flusso di lavoro prevede che, al caricamento di un nuovo documento o di una nuova versione, vengano indicati alcuni utenti o gruppi di utenti, a titolo di revisori e/o approvatori. Gli utenti indicati come revisori e approvatori sono tenuti ad esplicitare la propria approvazione al documento. Quando tale operazione viene ultimata, ovvero tutti gli utenti indicati hanno effettuato la propria revisione/approvazione, il documento passa nello stato di 'rilasciato'.
L'utente revisore/approvatore può negare la propria approvazione al documento. In tal caso il documento passa nello stato di 'rifutato'.
Un documento per il quale non vengano impostate revisioni e approvazioni assume immediatamente lo stato di 'rilasciato'.
Come approvatori/revisori è possibile indicare anche gruppi di utenti. In tal caso si intende che la revisione/approvazione dovrà essere effettuata da uno qualsiasi degli utenti appartenenti al gruppo.
L'utente proprietario del documento può in ogni momento modificare la lista dei revisori e degli approvatori.
Gli stati possibili per un documento sono:
Per ogni documento in lavorazione può essere impostata una data di scadenza. Una volta sorpassato il giorno impostato non sono più possibili revisioni o approvazioni ed il documento passa nello stato di 'scaduto'.
La scadenza viene considerata solo per l'ultima versione del documento ed ha effetto solo sui documenti in lavorazione.
La funzione di blocco ha lo scopo di segnalare agli altri utenti che un certo documento è in lavorazione. L'utente con permessi totali sul documento può comunque ignorare il blocco e procedere ad una modifica del documento.
Ogni utente può richiedere notifica su documenti e cartelle. Aggiungendo un documento o una cartella nella propria lista di notifiche si riceverà segnalazione delle operazioni effettuate da altri utenti.
Solo il Manager di un gruppo può decidere se inserire o meno il gruppo nella lista di notifica di documenti e cartelle. Una volta inserito, le notifiche arrivano a tutti i membri del gruppo.
Ogni documento permette l'inserimento di una descrizione e di alcune parole chiave. Tali informazioni vengono utilizzate per la ricerca documenti.
Nel menù del proprio account personale ogni utente può memorizzare una serie di parole chiave raggruppate per categorie, in modo da velocizzarne la compilazione al momento del caricamento dei documenti.
Premendo il pulsante di ricerca senza inserire alcuna parola si accede alla pagina di ricerca avanzata.
Sono possibili tre viste: per settimana, per mese, per anno. Gli eventi sono visualizzati in ordine di inserimento nel calendario.
Una volta inseriti, gli eventi sono pubblici e visibili a tutti. Solo l'amministratore e chi ha inserito l'evento possono modificarlo successivamente.