DMS (Document Management System) jest przeznaczony do udostępniania dokumentów, kontrolowania przepływu pracy, praw dostępu i organizacji w ogóle.
Korzystając z menu pierwszego poziomu użytkownik może uzyskać dostęp do różnych informacji przechowywanych w systemie:
Ten DMS oferuje także kalendarz, którego można użyć jako wirtualnej tablicy do dzielenia się notatkami, terminami i zobowiązaniami.
Uprawnieni użytkownicy mogą decydować czy i w jaki sposób pozostali użytkownicy będą mieli dostęp do poszczególnych katalogów i znajdujących się w nich dokumentów.
Możliwe poziomy dostępu to:
Domyślnie administratorzy mają wszystkie uprawnienia dla każdego katalogu i pliku w systemie. Podobnie właściciel dokumentu ma wszystkie uprawnienia dla jego dokumentów.
Wyłącznie administratorzy mogą zmieniać właścicieli dokumentów.
Dla każdego katalogu lub dokumentu można zarządzać uprawnieniami na dwa sposoby.
Uptawnienia do katalogów i dokumentów można ustawić jako dziedziczne. W takim przypadku dokumenty i katalogi dziedziczą uprawnienia od katalogu, w którym się znajdują.
System automatycznie zajmuje się kontrolą przepływu dla każdego dokumentu i zapisuje zmiany w dokumentach, zmiany wersji, komentarze użytkowników, itp.
Domyślnie kontrola przepływu dokumentów wymaga aby, podczas ładowania nowego dokumentu lub nowej wersji, wskazać niektórych użytkowników lub grupy użytkowników, jako recenzentów i / lub zatwierdzających. Użytkownicy wskazani jako recenzenci i zatwierdzający mają obowiązek wytłumaczenia swoich decyzji odnośnie zatwierdzenia dokumentu. Kiedy proces się zakończy, czyli wszyscy wskazani użytkownicy wyrażą swoją opinię co do akceptacji dokumentu, status dokumentu zostanie zmieniony na "Zatwierdzony".
Recenzenci i osoby akceptujące mogą nie zatwierdzić nowego dokumentu. Wtedy status dokumentu zmieni się na "Odrzucony".
Dokument, który nie został skierowany do recenzji lub akceptacji, automatycznie ozaczony jest jako "Zatwierdzony".
Jako recenzentów lub akceptujących można wskazać grupę użytkowników. W takim przypadku recenzja/apceptacja powinna zostać wykonana przez jedną, dowolną osobę należącą do wskazanej grupy.
Właściciel dokumentu może w każdej chwili zmienić listę recenzentów / zatwierdzających.
Możliwe stany dla dokumentów to:
Dla każdego gokumentu znajdującego się w trakcie procesowania można ustawić datę zakończenia. Kiedy ta data upłynie, nie będzie już można zmieniać stanu akceptacji i recenzji dokumentu, a stan dokumentu zmieni się na "Wygasły".
Ostateczny termin odnosi się tylko do najnowszej wersji dokumentu i jest brany pod uwagę tylko w procesie przetwarzania dokumentów.
Funkcja blokowania została zaprojektowana do powiadamiania pozostałych użytkowników, że dany dokument jest aktualnie przetwarzany. Użytkownicy posiadający wszystkie uprawnienia dla danego dokumentu mogą odblokować dokument i wprowadzać do niego modyfikacjie.
Każdy użytkownik może włączyć powiadomienia dla dokumentów i katalogów. Każda zmiana dokumencie lub katalogu znajdującym się na liście powiadomień będzie skutkowała wysłaniem powiadomienia zawierającego opis przeprowadzonej zmiany.
Tylko kierownik grupy może zdecydować czy umieścić grupę na liście powiadomień dla dokumentów lub katalogów. Jeśli to zrobi, powiadomienia będą wysyłane do wszystkich użytkowników należących do danej grupy.
Każdy dokument pozwala na dołączenie do niego opisu oraz słów kluczowych. Te informacje są wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentów.
W zakładce "Moje konto", każdy użytkownik może zapisać pakiet słów kluczowych poukładanych w kategorie, dzięki czemu można przyspieszyć wypełnianie opisów podczas dodawania nowych dokumentów.
Wciśnięcie przycisku bez wprowadzenia jakiegokolwiek słowa przeniesie użytkownika na stronę wyszukiwania zaawansowanego.
Istnieją trzy widoki kalendarza: tygodniowy, miesięczny, roczny. Wydarzenia są wyświtlna w kolejności ich dodawania do kalendarza.
Po dodaniu zdarzenia staje się ono publiczne i widoczne dla wszystkich. Jedynie administrator i osoba, która dodała zdarzenie, może je później edytować.