<h1>Uwagi ogólne</h1>

<p>
DMS (Document Management System) jest przeznaczony do udostępniania dokumentów,
kontrolowania przepływu pracy, praw dostępu i organizacji w ogóle.
</p>

<p>
Korzystając z menu pierwszego poziomu użytkownik może uzyskać dostęp do różnych informacji przechowywanych w systemie:
<ul>
<li>Zawartość: pozwala na przeglądanie dokumentów podobnie jak w menedżerze plików.
<li>Moje dokumenty: zawierają kilka możliwości dostępu do dokumentów będących przedmiotem zainteresowania:
<ul>
<li>Dokumenty procesowane: wykazów dokumentów oczekujących na recenzję lub zatwierdzenia przez użytkownika, 
dokumenty należące do użytkownika, które czekają na zatwierdzenie lub recenzję, dokumenty zablokowane przez użytkownika.
<li>Wszystkie dokumenty: wykaz wszystkich dokumentów należących do użytkownika.
<li>Podsumowanie opiniowania: wykaz wszystkich dokumentów, które zostały sprawdzone lub oczekują na sprawdzenie przez użytkownika.
<li>Podsumowanie akceptacji: wykaz wszystkich dokumentów, które zostały zaakceptowane lub oczekują na akceptację przez użytkownika.
</ul>
</ul>
</p>

<p>
Ten DMS oferuje także kalendarz, którego można użyć jako wirtualnej tablicy do dzielenia się notatkami, 
terminami i zobowiązaniami.
</p>


<h1>Uprawnienia</h1>

<p>
Uprawnieni użytkownicy mogą decydować czy i w jaki sposób pozostali użytkownicy będą mieli dostęp do poszczególnych katalogów i znajdujących się w nich dokumentów.
</p>

<h2>Poziomy uprawnień</h2>
<p>
Możliwe poziomy dostępu to:
<ul>
<li>Wszystkie prawa: użytkownik może wykonać każdą operację.
<li>Czytanie i pisanie: użytkownik może aktualizować dokumenty i dodawać pliki do katalogów.
<li>Tylko odczyt: użytkownik może przeglądać zawartość katalogów i pobierać dokumenty.
<li>Brak dostępu: użytkownik nie może przeglądać zawartości katalogów lub pojedyńczych dokumentów.
</ul>
</p>

<p>
Domyślnie administratorzy mają wszystkie uprawnienia dla każdego katalogu i pliku w systemie. 
Podobnie właściciel dokumentu ma wszystkie uprawnienia dla jego dokumentów.
</p>

<p>
Wyłącznie administratorzy mogą zmieniać właścicieli dokumentów.
</p>

<h2>Zarządzanie uprawnieniami</h2>
<p>
Dla każdego katalogu lub dokumentu można zarządzać uprawnieniami na dwa sposoby.
<ul>
<li>Jeśli nie zostanie to zmienione, obowiązują domyślne uprawnienia
<li>Lista uprawnień pozwala określić wyjątki od uprawnień domyślnych
</ul>
</p>

<h2>Dziedziczenie dostępu</h2>
<p>
Uptawnienia do katalogów i dokumentów można ustawić jako dziedziczne.
W takim przypadku dokumenty i katalogi dziedziczą uprawnienia od katalogu, w którym się znajdują.
</p>


<h1>Przepływ dokumentów</h1>

<p>
System automatycznie zajmuje się kontrolą przepływu dla każdego dokumentu i zapisuje
zmiany w dokumentach, zmiany wersji, komentarze użytkowników, itp.
</p>

<h2>Cykl sprawdzania poprawności</h2>
<p>
Domyślnie kontrola przepływu dokumentów wymaga aby, podczas ładowania nowego dokumentu lub
nowej wersji, wskazać niektórych użytkowników lub grupy użytkowników, jako recenzentów i / lub zatwierdzających.
Użytkownicy wskazani jako recenzenci i zatwierdzający mają obowiązek wytłumaczenia swoich decyzji odnośnie zatwierdzenia dokumentu.
Kiedy proces się zakończy, czyli wszyscy wskazani użytkownicy wyrażą swoją opinię co do akceptacji dokumentu, status dokumentu zostanie zmieniony na "Zatwierdzony".
</p>

<p>
Recenzenci i osoby akceptujące mogą nie zatwierdzić nowego dokumentu. Wtedy status dokumentu zmieni się na "Odrzucony".
</p>

<p>
Dokument, który nie został skierowany do recenzji lub akceptacji, automatycznie ozaczony jest jako "Zatwierdzony".
</p>

<p>
Jako recenzentów lub akceptujących można wskazać grupę użytkowników. W takim przypadku recenzja/apceptacja powinna zostać wykonana przez jedną, dowolną osobę należącą do wskazanej grupy.
</p>

<p>
Właściciel dokumentu może w każdej chwili zmienić listę recenzentów / zatwierdzających.
</p>

<h2>Stan dokumentów</h2>
<p>
Możliwe stany dla dokumentów to:
<ul>
<li>Szkic - w oczekiwaniu na akceptację: jedna lub więcej próśb o akceptacjię nie zostały jeszcze wykonane.
<li>Szkic - w oczekiwaniu na recenzję: jedna lub więcej próśb o opinię nie zostały jeszcze wykonane.
<li>Zatwierdzony: dokument pomyślnie przeszedł cykl zatwierdzania.
<li>Odrzucony: proce zatwierdzania dokumentu został zakończony.
<li>Wygasłe: przekroczony został ostateczny termin w którym dokument mógł zostać zatwierdzony.
<li>Zdezaktualizowany: dodatkowy status dla zatwierdzonych dokumentów. Jest to alternatywa dla usuwania dokumentów. 
Status ten może być cofnięty.
</ul>
</p>

<h2>Wygaśnięcie</h2>
<p>
Dla każdego gokumentu znajdującego się w trakcie procesowania można ustawić datę zakończenia.
Kiedy ta data upłynie, nie będzie już można zmieniać stanu akceptacji i recenzji dokumentu, 
a stan dokumentu zmieni się na "Wygasły".
</p>

<p>
Ostateczny termin odnosi się tylko do najnowszej wersji dokumentu i jest brany pod uwagę tylko w procesie przetwarzania dokumentów.
</p>


<h1>Pozostałe funkcje</h1>

<h2>Funkcja blokowania</h2>
<p>
Funkcja blokowania została zaprojektowana do powiadamiania pozostałych użytkowników, że dany dokument 
jest aktualnie przetwarzany. Użytkownicy posiadający wszystkie uprawnienia dla danego dokumentu mogą odblokować dokument
i wprowadzać do niego modyfikacjie.
</p>

<h2>Powiadomienia</h2>
<p>
Każdy użytkownik może włączyć powiadomienia dla dokumentów i katalogów.
Każda zmiana dokumencie lub katalogu znajdującym się na liście powiadomień będzie skutkowała 
wysłaniem powiadomienia zawierającego opis przeprowadzonej zmiany.
</p>

<p>
Tylko kierownik grupy może zdecydować czy umieścić grupę na liście powiadomień dla dokumentów lub katalogów.
Jeśli to zrobi, powiadomienia będą wysyłane do wszystkich użytkowników należących do danej grupy.
</p>

<h2>Słowa kluczowe i wyszukiwanie</h2>
<p>
Każdy dokument pozwala na dołączenie do niego opisu oraz słów kluczowych.
Te informacje są wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentów.
</p>
<p>
W zakładce "Moje konto", każdy użytkownik może zapisać pakiet słów kluczowych poukładanych w kategorie,
dzięki czemu można przyspieszyć wypełnianie opisów podczas dodawania nowych dokumentów.
</p>

<p>
Wciśnięcie przycisku bez wprowadzenia jakiegokolwiek słowa przeniesie użytkownika na stronę wyszukiwania zaawansowanego.
</p>


<h2>Kalendarz</h2>

<p>
Istnieją trzy widoki kalendarza: tygodniowy, miesięczny, roczny. Wydarzenia są wyświtlna w kolejności ich dodawania do kalendarza.
</p>

<p>
Po dodaniu zdarzenia staje się ono publiczne i widoczne dla wszystkich.
Jedynie administrator i osoba, która dodała zdarzenie, może je później edytować.
</p>