DMS (Sistema de Gestión de Documentos) está diseñado para compartir documentos, controlando el flujo de trabajo, permisos de acceso y la organización en general.
Mediante el menú de primer nivel, el usuario puede acceder a los distintos datos almacenados en el sistema:
Este DMS también provee un calendario un calendario que sirve como tablón de anuncios virtual para compartir notas, citas, vencimientos y compromisos.
Los usuarios autorizados pueden establecer si otros usuarios acceden a las carpetas y documentos disponibles y como lo hacen.
Los posibles niveles de acceso son:
Por defecto los administradores tienen permiso total de cada documento y carpetas en el sistema. on the system. Del mismo modo, el propietario del documento tiene permiso total en sus documentos.
Solamente el administrador puede cambiar el propietario de un documento.
Para cada carpeta o ducumento los permisos son gestionados a través de diferentes dispositivos.
Los permisos de carpetas y documentos pueden ser asignados como hereditarios. En estos casos los ficheros y carpetas heredan los mismos permisos de la carpeta que los contienen.
El sistema automáticamente maneja el flujo de trabajo de cada documento y archiva cambios, versiones, comentarios realizados, etc.
El flujo normal requiere, cuando lee un nuevo documento o una nueva versión, para indicar a algunos usuarios o grupo de usuarios como revisores y/o aprobadores. Los usuarios listados como revisores o aprobadores tienen que explicar su aprobación del documento. Cuando esta operación está completada, por lo tanto todos los usuarios listados han hecho sus revisiones/aprovaciones, es estado del documento será asignado a 'publicado'.
El revisor/aprobador puede denegar su aprobación del documento. En este caso el estado del documento será 'rechazado'
Un documento que no se asigna a los revisores/aprobadores toma inmediatamente el estado de 'publicado'.
Como aprobador/revisor puede indicar grupos de usuarios. Es este caso la revisión/aprobación debe ser realizada por todos los usuarios que pertenecen al grupo.
El propietario del documento puede en cualquier momento modificar la lista de revisores/aprobadores.
Los posibles estados de un documento son:
Para cada documento en producción se puede asignar una fecha de vencimiento Una vez pasado el día no sera posible revisar y aprobar y el documento pasará al estado de 'expirado'.
La fecha de vencimiento es considerado solamente para la última versión del documento y tiene efecto sólo en el proceso del documento.
La función de bloqueo es designada para indicar a otros usuarios que un cierto documento está en proceso. Los usuarios que tienen permiso total a un documento pueden sin embargo invertir el bloqueo y proceder a una modificación del documento.
Cada usuario puede solicitar notificación de documentos y carpetas. Añadiendo un fichero o carpeta a su lista de notificaciones hará que reciba un informe de transacciones de otros usuarios.
Sólo el Administrador de un grupo puede decidir si entrar o no en la lista de informes de documentos y carpetas. Una vez incluido, las notificaciones llegan a todos los miembros del grupo.
Cada documento permite la inclusión de una descripción y algunas palabras clave. Esta información es usada por la función de búsqueda.
En el menú personal de cada usuario puede archivar un juego de palabras clave agrupadas por categorías, para rellenar más rápido durante la carga de documentos.
Presionando el botón de búsqueda sin introducir ninguna palabra da acceso a la página de búsqueda avanzada.
Hay tres vistas: por semana, mes y año. Los eventos son mostrados en el orden de su introducción en el calendario.
Una vez introducidos, los eventos son públicos y visible para todos los usuarios. Sólo el administrador y quién ha introducido el evento pueden modificarlo posteriormente.