Een DMS (Document Management Systeem) is ontwikkeld om documenten te beheren, te delen, de workflow te controleren, toegang tot die documenten en de werkzaamheden m.b.t. de documenten te beheren.
Het eerste niveau van het menu geeft de gegbruiker toegang tot de informatie die is opgeslagen in het DMS:
Het DMS bevat tevens een Kalender functie, die ook dienst kan doen als viritueel Bulleting Board, zodat U aantekeningen, deadlines en afspraken kunt delen.
Gebruikers kunnen niet alleen op toegang worden geautoriseerd maar, kunnen ook machtigingen krijgen voor het controleren en goedkeuren van documenten.
Het DMS kent de volgende machtigingen niveaus
Standaard heeft de Administrator alle machtigingen over de aangemaakte mappen en documenten. De document eigenaar heeft alle machtigingen over zijn/haar documenten.
Alleen Administrators kunnen de eigenaar van een document wijzigen.
Ieder document of folder/map heeft separate machtigingen. Deze machtigingen werken d.m.v. twee systemen:
Machtigingen op folders/mappen en documenten kunnen worden ge-erf. Dit betekenf dat een folder/map dezelfde machtigingen heeft als zijn bovenliggende folder/map. Documenten erven standaard de machtigingen van de folder/map waarin zij zich bevinden.
Het systeem verwerkt automatisch de workflow van een document en slaat wijzigingen op. Het controleert en registreert ook de diverse versies, de commentaren, controles en autorisaties/goedkeuringen die op de documenten zijn toegepast/uitgevoerd.
Na het uploaden van een document kan de eigenaar het workflow proces opstarten. Hij kan gebruikers en/of groepen aanwijzen die het document moeten controleren en/of goedkeuren. Dit kan eventueel leiden tot een nieuwe/gewijzigde versie van het oorspronkelijke document. Als het document door alle betrokkene is gecontroleerd/goedgekeurd, krijgt het document de status [Gepubliceerd].
De personen belast met het [Controleren] of [Goedkeuren] van een document kunnen een negatief advies/commentaar geven. In dat geval krijgt het document de status [Afgewezen].
Een document dat geen [Controle] of [Goedkeuring] behoeft krijgt meteen de status [Gepubliceerd].
[Controle] en/of [Goedkeuren] kan worden uitgevoerd door personen en/of groepen. In het laatste geval -door groepen- moet de [Controle] en/of [Goedkeuring] worden uitgevoerd door tenminste 1 lid van de aangegeven groep.
De eigenaar van een document kan op ieder gewenst moment de lijst van [Controleurs] en/of [Goedkeurders] aanpassen.
Possible states for a document are:
Voor ieder document met een workflow, kan een einddatum voor die workflow worden vastgesteld. Na die einddatum kunnen geen wijzigingen, controles of goedkeuringen meer worden ingevoerd. Het document krijgt de status: [Verlopen].
De einddatum geldt alleen voor de laatste versie van het document en heeft alleen betrekking op het workflow proces.
De [Blokkeer functie] is ontwikkeld om aan te geven dat een document in een workflow proces zit. Er kunnen op dat moment geen wijzigingen aan het document worden uitgevoerd. De eigenaar en gebruikers met de machtiging [Alle], kunnen de [Blokkeer functie] (tijdelijk) opheffen, zodat alsnog modificatie aan een document kunnen worden uitgevoerd.
Iedere gebruiker kan per map/folder en bestand een verzoek doen tot notificatie. Door de map/folder of het bestand toe te voegen aan de persoonlijke notificatielijst wordt de gebruiker (middels e-mail) gewaarschuwd over rapporten en wijzigingen in het document, de map/folder.
Alleen een [Manager] van een Groep kan besluiten om de Groep toe te voegen aan een notificatielijst. Met het toevoegen van de Groep krijgen alle leden van die groep automatisch notificaties toegezonden.
Ieder document kan worden voorzien van een beschrijving en/of sleutelwoorden. Deze toegevoegde informatie kan met behulp van de zoekoptie worden benaderd.
In het individueel menu van iedere gebruiker, kan de gebruiker sleutelwoorden invoeren gegroepeerd in categorien. Hiermee kan de gebruiker snel Sleutelwoorden toevoegen aan documenten.
De optie [Uitgebreid zoeken] wordt ingeschakeld door op de [Zoek]-knop drukt zonder een begrip/woord in te vullen.
Er zijn drie weergave opties: per week, maand en jaar. De opties worden (per dag) weergegeven in volgorde waarin zij zijn ingevoerd.
Activiteiten die zijn ingevoerd zijn voor alle geautoriseerde gebruikers zichtbaar. Allen de eigenaar van de activiteit (de persoon die de activiteit heeft ingevoerd) of de Administrator kan de activiteit wijzigen.